Se hai una struttura ricettiva (dal piccolo b&b all’albergo con molte camere) hai una necessità fondamentale: riuscire a gestire le prenotazioni senza commettere errori o andare in overbooking.

Anni fa non esistevano così tanti portali dove effettuare prenotazioni: si chiama la struttura e si chiedeva una quotazione. Oggi, per fortuna aggiungerei, ci sono moltissimi canali attraverso cui alla struttura giungono prenotazioni. Booking, Expedia, Air bnb, Trivago, Bed and Breakfast.it sono alcune delle OTA (Online Travel Agencies) più famose ed utilizzate per la prenotazione di una vacanza. Quindi come può un albergo gestire tutto?

Esistono due strumenti diversi, fondamentali e complementari: booking engine e channel manager. Il primo è un sistema che permette la prenotazione online direttamente dal sito internet della tua struttura, senza passare dalle OTA. Qualcuno potrebbe pensare che questo equivalga al semplice inserimento di un form di contatto sul sito web. Invece no, è molto differente.

Con un booking engine la prenotazione avviene direttamente sul tuo sito vedendo in tempo reale la disponibilità delle camere, i prezzi e la possibilità di concludere la prenotazione lasciando i dati della carta di credito. Questo processo permette alla struttura di evitare il passaggio attraverso le OTA e quindi avere diretto contatto con il cliente.

Il channel manager, invece, cos’è? È un software che permette di collegare ad un unico gestionale tutti i portali OTA che vengono utilizzati dalla struttura. In questo modo sarà il channel manager a gestire le varie prenotazioni andando a segnalare in automatico le camere già occupate senza che sia tu a doverlo fare. Inoltre, collegando le varie OTA, potrai decidere se gestire le tariffe in maniera uguale per tutte oppure personalizzarle

Quindi se un cliente prenota la camera Belvedere dal 25 Maggio al 30 Maggio su Expedia, il channel manager immediatamente chiude la disponibilità di quella camera per quel periodo su tutti gli altri OTA utilizzati, evitando l’overbooking.
Ovviamente al channel manager è possibile collegare anche il booking engine così che il channel manager legga le prenotazioni effettuate tramite booking engine e chiuda la disponibilità delle camere sulle OTA.
Channel manager e booking engine sono, dunque, due strumenti ben diversi ma che utilizzati insieme sono ottimi strumenti che aiutano le strutture ricettive a lavorare meglio. Alberghi, bed and breakfast, ostelli: tutti possono utilizzare booking engine e channel manager.

Ovviamente ce ne sono moltissimi disponibili, ma quale scegliere? La prima analisi da fare è “interna”, ovvero capire quanti canali andrebbero gestiti. In seguito verificare le caratteristiche e i piani tariffari di ogni channel manager e booking engine. Inoltre non è detto che tutti debbano per forza avere bisogno di entrambi gli strumenti. Per alcune attività, magari per le strutture più piccole e con budget ridotto, potrebbe essere utile solo utilizzare il channel manager con le OTA collegate senza dover usufruire anche del booking engine. Un altro strumento utile è la lettura di recensioni sui vari servizi offerti e- perché no- chiedere anche ad altre persone nel settore che già utilizzano tali servizi opinioni in merito.

Ricapitolando il tutto: booking engine e channel manager sono due servizi utilissimi per chi deve gestire le prenotazioni di hotel, b&b e strutture ricettive in generale. È importante capirne le differenze e saper scegliere il servizio con le caratteristiche migliori per le proprie esigenze poiché le offerte sul web sono davvero moltissime.
Inoltre, molti di questi servizi, offrono un periodo di prova in cui l’utente può prendere confidenza con la piattaforma e capire se effettivamente è il servizio adatto per la propria attività.